最近「PCメールの運用」についてご相談がありました。

最近の新入社員研修では「メールの書き方」も教育することが一般的ですが、他のコミュニケーションツール、例えばLINE、Chatworks等もある中、運用上のマナーが相互乗り入れを起こしているような気がします。

以下、参考までに

メールの作成、送信する際に私が注意していること

１.前置きは最低限

相手との関係性や、メールの内容の重要性にもよりますが、あまり長い前置きは現代社会では好まれないことが多いです。LINEやチャット等のSNSのようにないことが当たり前ではありませんが、最低限の内容としましょう。

一方で、お詫びや先方の社内稟議等で一人歩きする可能性がある場合は、会社の品性・品格を落とさないように丁寧な柔らかい表現を心がけましょう。

2.要件は基本的にメール１件に１件

PCメールとグループLINE、グループChatとの違いは、「誰に」対する連絡、相談、指示、依頼、回答であるかがはっきりしている点です。

ワークフロー（決済・承認）に利用していることを考えれば、分かりやすいと思います。

従って、ひとつのメールに複数の要件を入れると、返信する人間は、それぞれに対する回答を取り纏めることが必要になります。

もし調整等で手間取る要件が一つでも含まれていると、レスポンスは遅くなります。

社内的な指示・依頼に関しては、ひとつのメールでひとつの要件が好ましいでしょう。

3.メールの宛先は基本的に１人、誰宛てであるかはメールの冒頭にも明記

日頃から多くのメールを受信していると、多くのメールから自分が処理すべきものか否かを判断し、優先順位を付けるようになります。

例えば、自分のアドレスがCCに入っていれば、急ぎ自分が返信するべきものではなく、情報やステータスを共有しておけばよい内容と解釈し、精査する優先順位は下がります。

また送られてきたメールにおいて、自分が「宛先」なのか「CC」なのか「BCC」なのかは、メールを開き、よく見ないと分かりません。

従って、複数に送信するメールでは、一般的にメールの冒頭に「○○様」といった宛先を明記することで、受信した側が正しく自分の処理すべき事項として認識するよう配慮します。

組織内で利用するメールは多くの場合、CCに（社内）関係者を加えることが多い為、前述のように冒頭に相手の名前を書いておくことが適当でしょう。

複数からの回答を要求する場合は、それが誰なのか、メールを受信した側が容易に判断できる表現とするよう配慮しましょう。

4.何らかの依頼をする場合には、納期を明確に

メールを送信した相手に、何等かの回答等、行動をお願いする際には、いつまでに回答が欲しいのか、送り手の希望納期を入れておきましょう。

納期の無いことは、To Doリストや業務スケジュールにいれない場合があり、受け手の優先順位は下がり、後回しになるリスクが高まります。

送り手、受け手の関係性にもよりますが、時にはやんわりと「希望」を伝えましょう。

5.必要に応じて電話により確認

ショートメールやLINEといったリアルタイム性はないものの、現代社会では「ＰＣメールも半日～１日程度で回答があるもの」という認識が浸透してきたように感じます。

とはいえ、相手の年齢やリテラシーによってはメールを見る頻度は異なります。

必要に応じて確認の連絡を入れる等、フォローする必要がありますのでご注意下さい。

6.メール本文があまりに長くなる場合の取扱い

スマートフォンでメールを読むケースも多くなりました。これに伴い、メールを送る側も、長文のため、スクロールすることが多く、メールの全体像を理解することが困難にならないよう、極端な長文は避けましょう。

これはあくまで当方の感覚ですが、印刷してA4縦１枚を基本とすると、メール本文の行数は、30～40行程度が上限のように感じます。

伝えたい内容がどうしても情報量としても多くなる場合は、スマートフォンでも閲覧できる形式のデータファイルを添付することが適当でしょう。

現在はエクセルファイルもスマートフォンで閲覧できますが、PDFを基本にワードまで許容されることが多いようです。

7.グループLINE、グループチャット等との使い分け

メールと違い、並列な関係性の中で利用することに適しています。

広く関係者に周知する内容や、広く意見を求める場合、社内にグループラインやグループチャットの仕組みがある場合は、そちらを利用してもよいでしょう。

プロジェクト単位のグループLINEであれば、役割分担が明確なことも多く、メールのやり取りよりも、それまでの履歴が見えるため利用されることが多いようです。

以上、これが「正解」かは分かりませんが、多くの会社の方とメールのやり取りをする中で、感じることをまとめています。社内メール、グループLINEの利用方法の社内周知にあたり、この内容も参考になれば幸甚です。